MRP, ERP, SCM, WMS LOS SISTEMAS ENTREGAN DATOS DE APOYO A LA LOGISTICA CRECEN VERTIGINOSAMENTE

La información es importante para que los gerentes puedan tomar buenas decisiones. En el caso de la logística, sin embargo, contar con información exacta y oportuna es crucial. Por desgracia también es difícil de obtener ya que puede provenir de distintas fuentes, internas y externas a la empresa, y las bolas de cristal no son confiables.

La visibilidad es la disponibilidad de información exacta y oportuna en la gestión de la cadena de suministro. El ideal es que ésta se extienda más allá de los límites de cada firma. Por ejemplo, puede ser muy útil conocer los niveles de inventario y los planes de producción de los proveedores y los clientes.

 

 

CUANTAS BOTELLAS GUARDAR.

Para un productor de vino conocer los niveles de inventario de su proveedor de botellas le permite manejar un nivel de inventario óptimo en sus bodegas, sin incurrir en un mayor riesgo.

Si el proveedor tiene altos niveles de inventario, el productor de vino puede mantener menos botellas. En cambio, si el proveedor tiene bajos niveles de inventario, entonces es importante que el productor mantenga un mayor número de éstas.

Por otro lado, si el productor conoce oportunamente los planes de promociones de venta de sus clientes, que generalmente generan un fuerte aumento en la demanda, puede prepararse sin necesidad de mantener permanentemente altos niveles de inventario de producto terminado, para poder satisfacer la orden cuando ésta llegue.

Para tener visibilidad más allá de los límites de una empresa, se necesita vencer la gran barrera de la desconfianza.

Para contar con información exacta y oportuna se requiere de sistemas. Éstos consisten en software, hardware, procesos y el personal que debe recolectar, elaborar, almacenar y analizar la información.

Estos sistemas apoyan las decisiones en los tres niveles jerárquicos de planificación de una firma: operativo, táctico y estratégico.

En el nivel operativo, los sistemas de información han evolucionado mucho gracias a los avances de las tecnologías información y de comunicación.

En un sistema de gestión de bodegas, por ejemplo, es muy importante contar con información exacta respecto de los productos, incluyendo algunos datos que no se manejan tan frecuentemente como sus dimensiones. Si no, el sistema puede tratar de almacenarlos donde no caben, lo que puede provocar un desbarajuste no menor en la bodega.

En el nivel táctico, un buen sistema de predicción de la demanda es crucial. Es obvio que una predicción acertada permite una eficiente gestión logística. Una mala generará mayores costos, por excesivos niveles de inventario o por perder ventas al no contar con suficientes productos.

Una buena predicción requiere de información histórica y modelos y herramientas de análisis. Por cierto que la visibilidad mencionada es crucial. Mientras mayor sea ésta aguas abajo de la cadena de suministro, mejor será la capacidad de predicción de la firma.

 

 

Finalmente, a nivel estratégico, se necesitan sistemas de información más sofisticados para apoyar las decisiones, y generalmente deben manejar información menos exacta. Por esto, en general hay menor disponibilidad de este tipo de sistema, a pesar de su obvia importancia.

Tradicionalmente la información requerida por los sistemas de información de apoyo a la logística era obtenida de documentos, como órdenes de compra, guías de despacho y facturas, pero crecientemente se obtiene en forma digital (facturas electrónicas e información proveniente de otros sistemas), lo que agiliza la recolección de los datos, evita errores y reduce costos. También la tecnología de códigos de barra y chips RFID puede ser una excelente forma de obtener la información que requieren los sistemas.

La rapidez del avance tecnológico en este tipo de sistemas es tremenda, así como el número de siglas existentes, como MRP, ERP, SCM, WMS, etc., que además aumenta vertiginosamente.

Una breve historia de los sistemas

Los sistemas de apoyo a la logística han evolucionado fuertemente en los últimos años debido principalmente a los avances en las tecnologías de información y de comunicación.

Los primeros sistemas de información para empresas, que sirvieron a la gestión logística, datan de los años 50 y 60, y manejaban los datos de los inventarios (usando tarjetas perforadas). En los 70 aparecieron los MRP (Material Requirement Planning) que vinculaban la planificación de la producción con el manejo de inventarios y las adquisiciones, a través de los requerimientos de materiales, lo que permitió un grado de automatización de la gestión de la logística; con un gran impacto para muchas empresas.

Para ilustrar el concepto, usaremos un ejemplo muy simple y apetitoso. Una fábrica de galletas que produce distintos tipos, cada una con su respectiva receta. Para fabricar un cierto número de galletas de avena, necesitaremos una cierta cantidad de avena y otros ingredientes. Si son de champaña, necesitaríamos champaña. Si falta alguno de estos ingredientes, alguien debe ir corriendo a comprarlo, o anular el pedido, con el consiguiente riesgo de perder al cliente.

Una vez definido el plan de producción, que debe indicar el número de galletas de cada tipo que se producirán, y cuándo se producirán, un MRP calcula, en base a las recetas y los niveles de inventarios de productos terminados y de materia prima, cuánto y cuándo se debe comprar de cada materia prima para que no falte en el momento indicado.

El MRP puede incluso tomar en cuenta cuánto demora la recepción del pedido una vez colocada la orden de compra. Si además tiene información de los proveedores habituales, y de sus precios, puede colocar automáticamente las órdenes; con ello se evitan posibles errores humanos.

A los sistemas MRP, siguieron los MRP II (Manufacturer Resource Planning), que incluyeron el manejo de todos los recursos, y no sólo los materiales.

Integración de la empresa

Finalmente, vinieron los ERP (Enterprise Resource Planning), que integraron a prácticamente toda la empresa, incluyendo logística, producción, calidad, ventas, recursos humanos y contabilidad. Éstos, de los cuales SAP es el más conocido, han sido adoptados por la mayoría de las grandes empresas en todo el mundo.

Un ERP debidamente implementado debe almacenar casi todos los datos de la empresa en una gran base de datos, centralizando así el manejo de la información. Esto permite atender las necesidades de todas las unidades de la empresa con un solo sistema y provee una plataforma de software que permite automatizar la forma en que son manejadas las órdenes de los clientes.

A pesar de los beneficios que ofrecen los sistemas ERP, también presentan desventajas. Son en general caros, poco flexibles, y requieren que las empresas adapten sus procesos al sistema, más que el sistema a los procesos. Además requieren una larga, compleja y cara implementación. La empresa debe decidir si en su caso particular, los beneficios son mayores que los costos de implementar un sistema ERP.

EL DATO LOGISTICO.